Ventajas de la digitalización en los procesos administrativos

Creado por Numenti en 23 may 2019

¿De dónde nace el miedo al cambio? Si nos damos cuenta, lo único que permanece constante a lo largo de la vida es el cambio. Nadie decidió inventar el fuego, pero sucedió, como todas las cosas que están destinadas a pasar. El paso de papel a digital tampoco fue una idea premeditada, pero está sucediendo. Esto demuestra una cosa: que las necesidades humanas nos llevan hasta el cambio que nosotros mismos tememos, bien porque eso implica abandonar nuestra querida zona de confort, o bien porque trae consigo un esfuerzo físico, mental y económico.

En cualquier caso, el torbellino digital es imparable. No hay nada que lo pueda frenar, y mucho menos ahora que se está tomando conciencia de la necesidad y de las cosas que se podrían lograr con una adecuada transformación digital. Y no nos queda otra opción, sobre todo teniendo en cuenta que cada empresa se enfrenta a unos retos específicos y que la tecnología digital es la tendencia que los engloba a todos ellos.

¿Todo claro hasta aquí?

Bien. El futuro que las empresas y las Administraciones Públicas sueñan está más cerca de lo que creen, pero comienza con el cambio: de papel a digital, de manual a automático, de presencial a online, de lentitud a rapidez.

¿Estás listo para darle un giro a tu forma de pensar?

Procesos administrativos en los ayuntamientos

Las administraciones locales, como entidades públicas, tienen una variedad muy amplia de tareas a realizar. Sin duda, de todas estas labores surge una cantidad inmensa de información que necesita estar organizada y ser accesible en cualquier momento y lugar, pero muchos Ayuntamientos se encuentran con el hándicap del tiempo y el desorden de documentos, pudiendo, incluso, no encontrar algunos papeles que necesitan de forma urgente, no atender con eficacia las solicitudes de los ciudadanos, etc.

Los procesos que desempeñan las Administraciones Públicas incluyen labores de distinta índole: tributarias, financieras, autoorganizativas, reglamentarias, etc. Destacamos algunas de las más generales a continuación:

  • Alumbrado público.
  • Recolección de basuras.
  • Pavimentación de la vía pública y el acceso al núcleo poblacional.
  • Agua potable.
  • Limpieza de las calles y plazas.
  • Contar con un cementerio.
  • Evaluar las condiciones sociales.
  • Educación.

Es lógico que el ayuntamiento de una población de 8 millones de habitantes no va a desarrollar las mismas tareas que uno de 5.000, pero la manera en que las desempeñan necesita igualmente el cambio a lo digital. Los ciudadanos necesitan una atención eficaz, independientemente del tamaño del municipio.

La transformación digital ha traído una experiencia de modernización para algunos ayuntamientos desde el punto de vista de la administración electrónica y la eficiencia energética, entre otros.

¿Cuáles son las ventajas de la administración electrónica en los ayuntamientos?

Entre todas las cosas de las que se podrían beneficiar las Administraciones, queremos destacar dos principales: la firma digital y el ahorro de costes.

La firma digital está ganando importancia a medida que pasa el tiempo, especialmente porque marca un cambio de paradigma sobre la forma en que entendemos el funcionamiento de las Administraciones. Aporta mayor seguridad y sirve para autentificar a la persona que firma los documentos electrónicos y asegurar la integridad de estos, así como el no repudio. El certificado electrónico es la base de dicha firma.

Ahora bien, ¿cómo se consiguen ahorrar costes? La respuesta a esta pregunta se encuentra en la necesidad omisa de trasladarnos has algún lugar para hacer una firma. Tal y como señalaba hace un par de años el portal de Viafirma, “la implantación de la Administración digital supondrá un ahorro de 134.358 millones de euros desde el año 2011 hasta el 2020”.

La reducción del impacto medioambiental por el menor uso del papel y otros costes también forman parte de las ventajas directas del paso a la digitalización.

Y tú ¿en qué punto te encuentras? Cuéntanoslo.

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Categorías: Administración Pública